Agire da dove si guarda

Il brief

Un test di selezione per una software house: in otto-dieci ore, impostare il lavoro con un cliente e ridisegnare il suo strumento interno per gestire i carichi di lavoro. Un portale che mostrava tutto, ma da cui non si poteva fare niente.

Il cliente del test è un'azienda di servizi digitali di circa ottanta persone. Non ha una visione chiara dei carichi di lavoro, le ore vengono registrate in modo disordinato, e ha già scartato ClickUp e monday.com: vuole uno strumento costruito su misura.

C'era già un portale interno, con dashboard, progetti, allocazioni, workload, planning, timelog e report. Il test chiedeva tre cose: come imposterei il lavoro con il cliente, un user flow con la sitemap, e i wireframe a media fedeltà. Più una richiesta esplicita: dire dove e come avevo usato l'AI.

Il problema non erano le funzioni

Ho letto il portale schermata per schermata, e la conclusione è stata che non mancava niente. Le funzioni c'erano tutte. Mancava la possibilità di agire da dove si leggevano i dati.

Il project manager vedeva chi era sovraccarico, ma la tabella dei carichi era di sola lettura. Per spostare qualcuno doveva cambiare sezione, perdere il contesto e poi tornare indietro a ricaricare la vista. Gli avvisi segnalavano i problemi, ma non portavano a risolverli.

Come imposterei il lavoro

Prima di disegnare, ho proposto al cliente un ordine preciso. Un questionario asincrono a CEO, project manager e team lead, perché ognuno risponda nei suoi tempi e senza il peso del gruppo. Una valutazione euristica del portale, per capire cosa salvare prima di rifare. Un confronto con gli strumenti che avevano già scartato, perché sapere perché li hanno scartati dice cosa deve fare di diverso quello nuovo.

Il budget arriva dopo l'analisi, non prima: il cliente aveva detto di non averne uno e di voler capire come muoversi. Proporre una cifra prima di avere dati sarebbe stato tirare a indovinare.

Il lunedì di Marco

Ho costruito il flusso intorno al momento più critico: il lunedì mattina di un project manager che pianifica la settimana. Dieci passi, dall'accesso alla conferma, con le frizioni segnate dove succedono.

La più grave cadeva al settimo passo: Marco trova la persona sovraccarica, ne vede i progetti, e da lì non può fare niente. Deve andare in un'altra sezione. Le altre frizioni erano più piccole ma ricorrenti: il filtro delle settimane che si azzera a ogni accesso, una tabella lunga e densa, avvisi non cliccabili.

Le decisioni nei wireframe

Il pannello laterale. È la schermata chiave, quella in apertura. Il pannello per riassegnare le ore si apre sopra la tabella dei carichi, senza cambiare pagina. La tabella resta visibile, la riga della persona resta evidenziata. Si salva, il pannello si chiude, e la tabella è già aggiornata.

Solo chi ha posto. Nel campo «Riassegna a» compaiono solo le persone con capacità disponibile. Chi è già al cento per cento non si può scegliere: l'errore si evita prima che succeda.

Un'azione principale alla volta. «Salva riassegnazione» è l'unico bottone pieno. «Annulla» non è rosso, perché non distrugge niente: riporta allo stato di prima.

Avvisi che portano all'azione. Ogni avviso della dashboard porta direttamente dove si risolve. Un avviso che non porta da nessuna parte è rumore.

Il timelog in tre passi. Era il disordine citato dal cliente. Ora una domanda alla volta: il progetto, le ore, il riepilogo prima di confermare. Il bottone «Avanti» resta spento finché non si sceglie un progetto.

Cosa ho tenuto

La struttura funzionava: la navigazione, la dashboard come punto di arrivo, il workload al centro del sistema. Quella non l'ho toccata. Ho fuso solo due sezioni che contenevano la stessa informazione, Allocazioni e Gestione progetti, in una sola: Persone e team. Un project manager che cerca chi è libero non deve sapere in quale delle due guardare.

Il passo che manca

L'AI l'ho usata per strutturare le domande del questionario, per far emergere le frizioni nel flusso e per le prime bozze della sitemap. Ogni risultato l'ho rivisto e adattato al caso: le decisioni sui wireframe sono mie.

Ho lavorato sulle schermate del portale, senza parlare con chi lo usa. Il passo successivo sarebbe mettere il pannello davanti a due o tre project manager veri e guardarli riassegnare una persona: è lì che si vede se il contesto resta davvero.

Test di selezione, aprile 2026. Brief e portale di partenza forniti dall'azienda. Analisi, architettura e wireframe di Fiorella Valeria Paolini.